Rechnungslegungspflicht (§ 189 UGB)

Ausführliche Erklärung

Das Unternehmensgesetzbuch (UGB) regelt in Österreich das Unternehmensrecht und ist in fünf Bücher gegliedert; die Rechnungslegung steht im Dritten Buch (§§ 189 bis 283 UGB). Wer rechnungslegungspflichtig ist, muss Bücher nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung führen (§ 190 UGB) – in der Praxis also doppelte Buchführung – und einen Jahresabschluss aus Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung aufstellen. Wer nicht rechnungslegungspflichtig ist, kann den Gewinn vereinfacht mit einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ermitteln. Zum Gesetz selbst finden Sie Details unter UGB.

§ 189 UGB unterscheidet drei Gruppen. Kapitalgesellschaften – GmbH, AG und die flexible Kapitalgesellschaft (FlexCo) – sowie eingetragene Personengesellschaften, bei denen kein unbeschränkt haftender Gesellschafter eine natürliche Person ist (etwa die GmbH & Co KG), sind unabhängig vom Umsatz rechnungslegungspflichtig. Alle anderen Unternehmer werden es, wenn sie mehr als 700.000 Euro Umsatzerlöse im Geschäftsjahr erzielen. Die Pflicht tritt dabei nicht sofort ein: Wird der Schwellenwert in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschritten, beginnt sie erst ab dem zweitfolgenden Geschäftsjahr (§ 189 Abs. 2 Z 1 UGB) – zwischen Beobachtungszeitraum und Pflicht liegt also ein Pufferjahr. Wird der Schwellenwert dagegen um mehr als 300.000 Euro überschritten, der Umsatz liegt also über 1.000.000 Euro, entfällt das Pufferjahr und die Pflicht gilt bereits ab dem folgenden Geschäftsjahr (§ 189 Abs. 2 Z 2 UGB).

Ausgenommen sind nach § 189 Abs. 4 UGB Angehörige der freien Berufe – etwa Rechtsanwälte, Notare, Ärzte oder Ziviltechniker –, Land- und Forstwirte sowie Unternehmer mit Überschusseinkünften, beispielsweise aus Vermietung. Von dieser unternehmensrechtlichen Rechnungslegungspflicht ist die steuerliche Buchführungspflicht nach § 125 BAO zu unterscheiden: Sie gilt für land- und forstwirtschaftliche Betriebe und wirtschaftliche Geschäftsbetriebe ab 700.000 Euro Umsatz in zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren und folgt eigenen Regeln.

Mit der Rechnungslegungspflicht kommen Folgepflichten. Unternehmerisch tätige natürliche Personen müssen sich nach § 8 UGB ins Firmenbuch eintragen lassen. Eingetragene Unternehmer haben ab dann auf allen Geschäftsbriefen und Bestellscheinen – auf Papier wie elektronisch, also auch in E-Mails – sowie auf ihrer Webseite die Firma, die Rechtsform, den Sitz, die Firmenbuchnummer und das Firmenbuchgericht anzugeben (§ 14 UGB); Kapitalgesellschaften zusätzlich Angaben zum Grund- oder Stammkapital und zu ausstehenden Einlagen. Das Firmenbuchgericht kann diese Angaben mit Zwangsstrafen von bis zu 3.600 Euro erzwingen (§ 24 FBG).

Für die IT ist vor allem die Aufbewahrung relevant. Unternehmensrechtlich sind Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Belege sieben Jahre aufzubewahren (§ 212 UGB), steuerlich ebenfalls sieben Jahre und darüber hinaus so lange, als sie für anhängige Abgabenverfahren von Bedeutung sind (§ 132 BAO). Die Anforderungen an die Führung der Bücher stehen in § 190 UGB und § 131 BAO: vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet, Änderungen dürfen nicht verdeckt werden. Praktisch heißt das, dass Belegerfassung, E-Rechnung und Archiv so aufgesetzt sein müssen, dass jede Änderung nachvollziehbar bleibt – Stichwort revisionssichere Archivierung.