Belegerfassung

Ausführliche Erklärung

Die Belegerfassung umfasst alle Schritte vom Eingang eines Belegs bis zur Übergabe der Daten an die Buchhaltung. In der digitalen Form werden Belege gescannt, fotografiert oder direkt elektronisch empfangen. Eine OCR-Software liest Rechnungsbetrag, Datum, Lieferant, Steuersatz und Rechnungsnummer aus und überträgt sie in das Buchhaltungssystem. Moderne Lösungen ergänzen das um Modelle, die aus früheren Buchungen lernen und Kontierungsvorschläge machen, die eine Person nur noch bestätigt.

Zur Abgrenzung: Belegerfassung ist enger gefasst als die Dokumentenverarbeitung, die alle Geschäftsdokumente vom Vertrag bis zum Lieferschein umfasst – bei der Belegerfassung geht es ausschließlich um buchungsrelevante Belege. Läuft die Verarbeitung inklusive Kontierung und Verbuchung ohne jeden manuellen Eingriff durch, spricht man von Dunkelverarbeitung. Bei einer strukturierten E-Rechnung entfällt der Erkennungsschritt sogar ganz, weil die Daten bereits maschinenlesbar geliefert werden.

Der Nutzen liegt in Zeitersparnis, Fehlervermeidung und Auffindbarkeit. Anbieter beziffern die manuelle Erfassung eines Belegs typischerweise mit mehreren Minuten, während die automatisierte Erkennung in Sekunden abläuft; unabhängige Vergleichszahlen gibt es kaum, weshalb Sie den Effekt am eigenen Belegvolumen messen sollten. Praktisch spürbar sind vor allem drei Dinge: weniger Tippfehler, durchsuchbare Belege und kürzere Wege zur Steuerberatungskanzlei. Für Mitarbeitende im Außendienst ist die Erfassung per Smartphone-App der größte Hebel, weil Belege nicht mehr verloren gehen.

Rechtlich richten sich die Anforderungen in Österreich nach der Bundesabgabenordnung (BAO) und nicht nach den deutschen GoBD. Nach § 131 Abs. 1 Z 2 lit. a BAO sind Eintragungen zeitgerecht, wenn sie spätestens einen Monat und 15 Tage nach Ablauf des Kalendermonats (bzw. des umsatzsteuerlichen Voranmeldungszeitraums) erfolgen; Bareingänge und Barausgänge sollen nach lit. b täglich einzeln festgehalten werden. § 132 BAO verlangt, Bücher, Aufzeichnungen und die dazugehörigen Belege sieben Jahre aufzubewahren, und lässt die Aufbewahrung auf Datenträgern ausdrücklich zu, sofern die vollständige, geordnete und inhaltsgleiche Wiedergabe bis zum Ablauf der Frist jederzeit gewährleistet ist. Wer Papierbelege nach dem Scannen vernichtet, muss diese Wiedergabe technisch und organisatorisch sicherstellen.

Für Rechnungen an den Bund ist die E-Rechnung in Österreich seit 2014 verpflichtend (Einbringung über das Unternehmensserviceportal, üblicherweise im Format ebInterface oder über PEPPOL). Im rein inländischen B2B-Bereich besteht bislang keine allgemeine Pflicht zu strukturierten Formaten (Stand: September 2026); ab 1. Juli 2030 schreibt das EU-Paket ViDA strukturierte E-Rechnungen für grenzüberschreitende B2B-Umsätze vor. Wer die Belegerfassung jetzt digitalisiert, schafft dafür die Grundlage – und sollte vorher prüfen, ob die vorhandene Software (etwa BMD NTCS oder DATEV Unternehmen online) eine Belegerfassung bereits enthält, die nur aktiviert werden muss.