Aufbewahrungspflicht (§ 132 BAO)

Ausführliche Erklärung

Nach § 132 Bundesabgabenordnung (BAO) sind Bücher und Aufzeichnungen samt den zugehörigen Belegen sowie Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen sieben Jahre lang aufzubewahren. Die Frist läuft ab dem Ende des Kalenderjahres, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde — Belege aus dem Jahr 2026 sind also bis Ende 2033 vorzuhalten. Solange die Unterlagen für ein anhängiges Abgabenverfahren, eine Beschwerde oder ein Gerichtsverfahren von Bedeutung sind, verlängert sich die Aufbewahrung über die sieben Jahre hinaus.

Für Unterlagen im Zusammenhang mit Grundstücken gilt eine längere Frist: § 18 Abs. 10 UStG verlangt 22 Jahre, weil die Vorsteuer bei Grundstücken innerhalb eines zwanzigjährigen Zeitraums berichtigt werden kann. Wer ein Betriebsgebäude errichtet oder saniert, muss die Rechnungen und Nachweise daher wesentlich länger behalten als die übrige Buchhaltung.

Digitale Archivierung ist zulässig und für die meisten Unternehmen der Normalfall. § 132 Abs. 2 BAO verlangt dafür, dass die Wiedergabe vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftgetreu ist und über die gesamte Aufbewahrungsdauer gewährleistet bleibt; die Unterlagen müssen jederzeit lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Praktisch heißt das: nachvollziehbare Unveränderbarkeit, gesicherte Lesbarkeit der Dateiformate und ein Exportweg, der auch nach einem Anbieterwechsel funktioniert. Wer die Buchhaltung in eine Cloud-Lösung verlagert, sollte den Datenexport über die volle Frist vertraglich absichern; ein Dokumentenmanagementsystem erleichtert die geordnete Ablage, ersetzt aber keine Regelung zur Aufbewahrungsdauer.

Der Begriff „Dokumentationspflicht“ wird in mehreren Rechtsgebieten verwendet und bedeutet dort jeweils etwas anderes. Zu unterscheiden sind die abgabenrechtliche Aufbewahrungspflicht nach § 132 BAO, die datenschutzrechtliche Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO samt Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO, die technische Dokumentation für Hochrisiko-KI-Systeme nach Artikel 11 und Anhang IV des AI Act sowie die Nachweis- und Meldepflichten nach NIS2 beziehungsweise dem NISG 2026. Diese Pflichten haben unterschiedliche Adressaten, Inhalte und Fristen und lassen sich nicht zu einer einzigen Pflicht zusammenfassen.

Daraus entsteht ein Spannungsfeld, das in der Praxis oft übersehen wird: Die DSGVO verlangt Speicherbegrenzung und Löschung, das Abgabenrecht verlangt Aufbewahrung. Gelöst wird das über die Rechtsgrundlage der rechtlichen Verpflichtung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — die betroffenen Daten werden nicht gelöscht, sondern für die Dauer der Aufbewahrungsfrist gesperrt und nur noch für abgabenrechtliche Zwecke verwendet. Wie das konkret geregelt wird, gehört in das Löschkonzept; siehe Datenlöschfristen.

Die Aufbewahrungspflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße und trifft auch Ein-Personen-Unternehmen. Verstöße sind nicht nur ein Formalproblem: Fehlen Unterlagen, kann die Abgabenbehörde die Besteuerungsgrundlagen nach § 184 BAO schätzen, und die Verletzung der Aufbewahrungspflicht ist nach § 51 Abs. 1 lit. c Finanzstrafgesetz eine Finanzordnungswidrigkeit, die mit einer Geldstrafe von bis zu 5.000 Euro bedroht ist.