E-Rechnung

Ausführliche Erklärung

Eine elektronische Rechnung unterscheidet sich grundlegend von einer per E-Mail versendeten PDF-Datei. Sie muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland und Österreich sind dafür hauptsächlich zwei Formate zugelassen: XRechnung als rein maschinenlesbares XML-Format sowie ZUGFeRD als hybrides Format, das ein menschenlesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Während XRechnung vorrangig im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern zum Einsatz kommt, eignet sich ZUGFeRD für den breiteren B2B-Einsatz.

In Deutschland gilt seit 1. Jänner 2025 die Pflicht, E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen zu können. Für die Ausstellung bestehen gestaffelte Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen mit Zustimmung des Empfängers noch Papier- oder PDF-Rechnungen versendet werden. Bis Ende 2027 gilt dies weiterhin für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro. Ab 1. Jänner 2028 müssen dann alle inländischen B2B-Umsätze zwingend als E-Rechnung abgewickelt werden. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht befreit, müssen aber E-Rechnungen empfangen können.

Österreichische Unternehmen sind betroffen, sobald sie eine Betriebsstätte in Deutschland unterhalten oder mit deutschen Geschäftspartnern arbeiten. In Österreich selbst besteht derzeit keine generelle B2B-E-Rechnungspflicht, lediglich für Rechnungen an den Bund seit 2014 im ebInterface-Format. Ab 1. Juli 2030 wird die E-Rechnung EU-weit für innergemeinschaftliche B2B-Transaktionen durch die ViDA-Richtlinie verpflichtend. Ob Österreich eine eigene nationale Regelung für rein inländische Umsätze einführt, ist derzeit noch offen.

Die Umstellung erfordert Anpassungen der ERP-Systeme, Schulungen der Mitarbeitenden und rechtssichere Archivierungsprozesse. Unternehmen sollten die Übergangszeit nutzen, um technische Infrastruktur aufzubauen und Prozesse zu etablieren, bevor die Fristen ablaufen und die volle Compliance-Pflicht greift.