Belegerteilungspflicht

Ausführliche Erklärung

Die Belegerteilungspflicht besteht in Österreich seit 1. Jänner 2016 und ist in § 132a der Bundesabgabenordnung (BAO) geregelt. Sie verpflichtet Unternehmer, über jede empfangene Barzahlung einen Beleg auszustellen – unabhängig davon, ob zugleich eine Registrierkassenpflicht besteht. Als Barzahlung gelten nach § 132a Abs. 1 BAO neben Bargeld auch Bankomat- und Kreditkartenzahlungen, Barschecks sowie bestimmte vom Unternehmer ausgegebene Gutscheine. Ein elektronischer Beleg genügt, wenn er dem Kunden sofort zur Verfügung steht; auf Verlangen muss weiterhin ein Papierbeleg ausgedruckt werden können. Seit 1. Oktober 2026 muss ein elektronischer Beleg nicht mehr an den Kunden übermittelt werden: Es genügt, ihn vor Ort anzuzeigen – etwa auf einem Kundendisplay – sodass er gescannt oder abfotografiert werden kann.

Der Beleg muss nach § 132a Abs. 3 BAO mindestens enthalten: eine eindeutige Bezeichnung des leistenden Unternehmers, eine fortlaufende, einmalig vergebene Nummer je Geschäftsvorfall, das Datum der Belegausstellung, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware beziehungsweise Art und Umfang der Leistung sowie den Betrag der Barzahlung. Wird eine elektronische Registrierkasse oder ein Kassensystem nach § 131b BAO verwendet, treten nach § 132a Abs. 8 BAO und der RKSV weitere Angaben hinzu, insbesondere Uhrzeit, die nach Steuersätzen getrennten Beträge, die Kassenidentifikationsnummer und ein maschinenlesbarer Code (QR-Code), über den die Signatur geprüft werden kann.

Die Belegerteilungspflicht kennt keine betragliche Untergrenze und greift ab dem ersten Barumsatz. Davon zu unterscheiden ist die Registrierkassenpflicht nach § 131b BAO, die erst ab 15.000 Euro Jahresumsatz und 7.500 Euro Barumsatz (jeweils netto) je Betrieb gilt. Erleichterungen bringt die Barumsatzverordnung 2015: Für Umsätze im Freien, Hütten-, Buschenschank- und bestimmte Kantinenumsätze entfallen sowohl Registrierkassen- als auch Belegerteilungspflicht, wenn der betreffende Jahresumsatz unter 45.000 Euro netto liegt – diese Grenze wurde mit 1. Jänner 2026 von 30.000 Euro angehoben. Eine vergleichbare Erleichterung gilt für Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten, wenn der Einzelumsatz 20 Euro nicht übersteigt. Wichtig bleibt: Dass keine Registrierkassenpflicht besteht, heißt für sich allein nicht, dass kein Beleg auszustellen wäre.

Bei Nichterfüllung droht eine Finanzordnungswidrigkeit nach § 51 Abs. 1 lit. d FinStrG, die nach § 51 Abs. 2 FinStrG mit einer Geldstrafe von bis zu 5.000 Euro geahndet wird; in der Praxis verhängte Strafen liegen häufig deutlich darunter. Kunden müssen den Beleg nach § 132a Abs. 5 BAO entgegennehmen und zumindest bis außerhalb der Geschäftsräume mitnehmen; für diese Belegannahmepflicht sind keine Sanktionen vorgesehen. Vom Beleg ist im selben Arbeitsgang eine Zweitschrift anzufertigen – die Speicherung auf einem Datenträger genügt – und sieben Jahre ab Schluss des Kalenderjahres aufzubewahren (§ 132a Abs. 6 BAO). Siehe auch Belegerfassung.