Stundennachweis

Ausführliche Erklärung

Stundennachweise sind eine zentrale Anforderung bei der Abrechnung öffentlicher Förderungen in Österreich. Sie dokumentieren, welche Personen zu welchem Zeitpunkt wie lange an einem geförderten Projekt oder einer geförderten Beratung gearbeitet haben. Den allgemeinen Rahmen für Förderungen aus Bundesmitteln setzen die Allgemeinen Rahmenrichtlinien (ARR 2014, BGBl. II Nr. 208/2014 in der Fassung BGBl. II Nr. 194/2025). Welche Felder ein Stundennachweis konkret enthalten muss, ergibt sich aber nicht aus den Rahmenrichtlinien, sondern aus den Abrechnungsvorgaben der jeweiligen Förderstelle und aus dem Förderungsvertrag.

Bei der Beratungsförderung der Wirtschaftskammern heißt dieser Nachweis „Zeitaufstellung“ und zählt zu den Abrechnungsunterlagen. Er wird vom Beratungsunternehmen erstellt und weist Datum, Ort und Art der Besprechung, Stichworte zum Beratungsinhalt sowie die Beratungsdauer in Stunden aus (Stand: Mai 2026, Wirtschaftskammer Wien). Auch bei Forschungs- und Innovationsförderungen der FFG oder der aws sind Stundennachweise notwendig, um Personalkosten abzurechnen und die im Förderungsvertrag festgelegte Restfinanzierung durch das Unternehmen zu belegen. Die Dokumentation dient dabei nicht nur der Kostenkontrolle, sondern auch dem Nachweis, dass die Förderung widmungsgemäß verwendet wurde.

Das Fehlen oder fehlerhafte Führen von Stundennachweisen birgt erhebliche Risiken: Fördergelder können nicht ausbezahlt werden, bereits erhaltene Mittel müssen unter Umständen zurückgezahlt werden. Bei Kontrollen durch Förderstellen oder den Rechnungshof sind lückenlose Nachweise vorzulegen. Für Unternehmen ist es daher essenziell, von Projektbeginn an ein konsistentes System zur Zeitaufzeichnung zu etablieren – idealerweise projektbezogen und getrennt von der allgemeinen Zeiterfassung.

Zu beachten ist, dass Stundennachweise im Förderkontext nicht mit den Arbeitszeitaufzeichnungen nach § 26 Arbeitszeitgesetz (AZG) verwechselt werden dürfen. Die arbeitsrechtliche Aufzeichnungs- und Auskunftspflicht dient dem Schutz der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer und der behördlichen Kontrolle durch das Arbeitsinspektorat; der Stundennachweis in der Förderabrechnung dient ausschließlich der Kontrolle der Mittelverwendung durch die öffentliche Hand. Beide Aufzeichnungen können aus derselben Zeiterfassung gespeist werden, ersetzen einander aber nicht.