Microsoft Word
Microsoft Word ist das Textverarbeitungsprogramm aus Microsoft 365 und Microsoft Office. Seit November 2023 lassen sich Entwürfe, Umformulierungen und Zusammenfassungen zusätzlich über den KI-Assistenten Copilot erzeugen, wofür eine kostenpflichtige Zusatzlizenz nötig ist.
Ausführliche Erklärung
Microsoft Word ist das Textverarbeitungsprogramm von Microsoft und Bestandteil von Microsoft 365 sowie der klassischen Office-Kaufversionen. Dokumente werden im Format OOXML (Office Open XML) mit der Dateiendung .docx gespeichert, das auch Alternativen wie LibreOffice oder OnlyOffice lesen und schreiben können. In österreichischen Unternehmen ist Word die am weitesten verbreitete Lösung für Angebote, Verträge, Protokolle und Serienbriefe.
Die KI-Funktionen kamen in zwei Stufen dazu. Mit der allgemeinen Verfügbarkeit von Microsoft 365 Copilot am 1. November 2023 kann Copilot direkt im Dokument Entwürfe aus Stichpunkten erzeugen, Passagen umformulieren, den Tonfall anpassen und lange Texte zusammenfassen. Dafür ist eine kostenpflichtige Copilot-Zusatzlizenz erforderlich. Davon zu unterscheiden ist der Copilot-Chat-Bereich, der in vielen Microsoft-365-Geschäftsplänen ohne Aufpreis enthalten ist: Er formuliert und fasst zwar ebenfalls Text zusammen, greift aber standardmäßig nur auf Webinhalte zu und nicht auf die Dokumente, Postfächer und SharePoint-Ablagen des Unternehmens.
Zu den Kosten: Stand September 2026 liegt der Listenpreis der Zusatzlizenz Microsoft 365 Copilot bei rund 26 Euro netto je Nutzerin oder Nutzer und Monat bei Jahresbindung; für kleinere Organisationen bietet Microsoft eine günstigere Business-Variante an. Die Copilot-Lizenz kommt immer zur bestehenden Microsoft-365-Lizenz hinzu, Word lässt sich also nicht als eigenständiges KI-Werkzeug beschaffen. Preise, Editionsnamen und Funktionsumfang ändern sich regelmäßig; prüfen Sie den aktuellen Stand vor einer Beschaffung auf der Herstellerseite.
Beim Datenschutz gilt nach Angaben von Microsoft: Eingaben und Dokumentinhalte bleiben innerhalb der Microsoft-365-Dienstgrenze und werden nicht zum Training der Basismodelle verwendet. Copilot sieht ausschließlich Inhalte, für die die angemeldete Person ohnehin berechtigt ist. Genau deshalb machen schlecht gepflegte Berechtigungen in SharePoint oder OneDrive auf einen Schlag sichtbar, was vorher nur theoretisch zugänglich war — Berechtigungen gehören daher vor der Einführung bereinigt. Inhaltlich bleibt die Verantwortung beim Menschen: Copilot liefert Vorschläge, die falsche Angaben enthalten können (siehe Halluzination) und vor dem Versand zu prüfen sind. Die Spielregeln dafür gehören in die interne KI-Nutzungsrichtlinie.
Praxisbeispiel
Eine Steuerberatungskanzlei mit zwölf Mitarbeitenden in Linz nutzt Word mit Copilot für Mandantenanschreiben. Die Steuerberaterin gibt drei Stichpunkte ein („Frist Jahresabschluss, fehlende Unterlagen, Terminvorschlag“) und erhält einen vollständig formulierten Entwurf, den sie nur noch fachlich prüft und freigibt. Damit Copilot dabei auch auf die Mandantenakte in SharePoint zugreifen darf, benötigt die Kanzlei je betroffener Person eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz. Der ohne Aufpreis enthaltene Copilot-Chat könnte den Brief zwar formulieren, kennt die Kanzleidaten aber nicht.
Quellen
- KI in Word – Funktionen und Vorteile | Microsoft 365 Copilot
- Microsoft 365 Copilot: Neue KI-Funktionen in Word & Excel
- Anleitung für den Copilot in Word: Was die KI in Word alles kann
- Daten, Datenschutz und Sicherheit für Microsoft 365 Copilot
- Wie Microsoft Copilot mit den lokalen Daten umgeht | Computer Weekly
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