OnlyOffice
OnlyOffice ist eine Office-Suite mit Editoren für Dokumente, Tabellen, Präsentationen und PDFs, die sowohl als Open-Source-Lösung (Community Edition unter AGPL-3.0) als auch in kommerziellen Varianten verfügbar ist und sich durch hohe Microsoft-Office-Kompatibilität sowie Echtzeit-Kollaboration auszeichnet.
Ausführliche Erklärung
OnlyOffice wird vom lettischen Unternehmen Ascensio System SIA entwickelt und existiert seit 2009, wobei der Quellcode seit 2014 auf GitHub unter der GNU Affero General Public License veröffentlicht wird. Die Software nutzt OOXML-Formate als native Dateiformate, also die von Microsoft Office bekannten Endungen .docx, .xlsx und .pptx. Dies führt zu einer deutlich besseren Kompatibilität beim Austausch von Dokumenten mit Microsoft-Office-Nutzern als viele andere Alternativen.
Für KMU ist OnlyOffice besonders interessant, weil es in mehreren Varianten verfügbar ist: Die Desktop-Editoren sind kostenlos nutzbar, während OnlyOffice Docs als serverbasierte Lösung browsergestützte Zusammenarbeit ermöglicht. Seit Version 9.4 wurde die frühere Beschränkung auf 20 gleichzeitige Verbindungen in der Community Edition aufgehoben. Unternehmen können die Software entweder selbst hosten (On-Premises) oder über Cloud-Anbieter betreiben, wodurch sie volle Kontrolle über ihre Daten behalten – ein entscheidender Vorteil für DSGVO-Compliance.
Die Software bietet Echtzeit-Kollaboration im Browser, bei der mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können, inklusive Kommentarfunktion, Versionsverlauf und differenzierter Rechteverwaltung. OnlyOffice lässt sich nahtlos in Plattformen wie Nextcloud, ownCloud oder SharePoint integrieren und unterstützt über 50 Dateiformate. Für Unternehmen, die von Microsoft-Produkten migrieren möchten oder eine Alternative ohne monatliche Abo-Kosten suchen, stellt OnlyOffice eine ausgereifte Lösung dar, die sich durch eine Microsoft Office sehr ähnliche Benutzeroberfläche auszeichnet.
Praxisbeispiel
Eine Steuerberatungskanzlei mit 12 Mitarbeitenden in Graz nutzt OnlyOffice Docs auf einem eigenen Server in Verbindung mit Nextcloud. Mandantendaten und Jahresabschlüsse verlassen das eigene Netzwerk nicht, während das Team gleichzeitig an komplexen Excel-Tabellen arbeiten kann. Die gewohnte Microsoft-Office-Oberfläche erleichtert die Umstellung, und der Austausch von Dokumenten mit Mandanten, die Microsoft Office verwenden, funktioniert ohne Formatierungsprobleme.