Microsoft 365 Copilot (KI-Assistent für Microsoft 365)

Ausführliche Erklärung

Microsoft 365 Copilot kombiniert große Sprachmodelle mit den Unternehmensdaten, die im Microsoft Graph gespeichert sind – also E-Mails, Dokumente, Kalendereinträge, Chats und Dateien in SharePoint und OneDrive. Anders als ein allgemeiner KI-Chatbot greift Copilot auf die spezifischen Inhalte zu, auf die der jeweilige Nutzer bereits Zugriff hat, und generiert daraus kontextbezogene Antworten, Zusammenfassungen oder Entwürfe. Die Funktionen reichen von der automatischen Zusammenfassung langer E-Mail-Verläufe über die Erstellung von Präsentationen auf Basis vorhandener Dokumente bis zur Datenanalyse in Excel.

Für KMU wird Copilot seit Dezember 2025 mit einer speziellen Business-Lizenz angeboten, die funktional identisch zur Enterprise-Version ist, jedoch günstiger und für Unternehmen mit bis zu 300 Mitarbeitenden konzipiert wurde. Die Preise liegen bei rund 18 bis 20 Euro pro Nutzer:in und Monat, zusätzlich zur erforderlichen Microsoft-365-Basislizenz. Damit wurde der Einstieg für kleinere Organisationen deutlich erschwinglicher.

Die Wirtschaftlichkeit hängt jedoch nicht nur vom Preis ab: Copilot arbeitet nur so gut wie die Datenstruktur im Unternehmen. Chaotisch abgelegte Dateien führen zu ungenauen oder unbrauchbaren Ergebnissen. Zudem ist eine klare Datenklassifikation und ein sauberes Berechtigungskonzept unverzichtbar, da Copilot alle Inhalte nutzt, auf die ein Nutzer Zugriff hat – und dabei versehentlich vertrauliche Informationen offenlegen kann.

Datenschutzrechtlich bietet Microsoft mit der EU Data Boundary und dem Data Processing Addendum eine DSGVO-konforme Grundlage. Kundendaten werden nicht für das Training der KI-Modelle verwendet, und Prompts sowie Antworten bleiben innerhalb der Microsoft-365-Dienstgrenze. Trotzdem ist vor der Einführung in den meisten Fällen eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich, insbesondere wenn sensible personenbezogene Daten verarbeitet werden. Zudem sollten Mitarbeitende geschult werden, welche Daten sie an Copilot weitergeben dürfen.