Microsoft Outlook

Ausführliche Erklärung

Microsoft Outlook verbindet E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben in einer Anwendung und ist Teil von Microsoft 365. Es steht als klassische Desktop-Anwendung für Windows und macOS, als webbasierte Version (das „neue Outlook“) und als mobile App zur Verfügung. In Unternehmen arbeitet Outlook in der Regel gegen Exchange Online, wodurch Postfächer, Kalender und Kontakte auf allen Geräten synchron bleiben. Nicht zu verwechseln ist die Anwendung mit dem kostenlosen Privatkunden-Dienst Outlook.com.

Die KI-Funktionen in Outlook stammen von Copilot. Für Geschäftskunden sind sie seit dem Start von Microsoft 365 Copilot im November 2023 verfügbar und werden seither laufend erweitert; in den Privatabonnements Microsoft 365 Personal und Family ist Copilot seit Januar 2025 enthalten. Die wichtigsten Funktionen sind das Zusammenfassen langer Konversationen samt Angabe, wer was geschrieben hat, das Entwerfen und Umformulieren von Nachrichten mit vorgebbarem Ton und vorgebbarer Länge sowie das Hervorheben jener Nachrichten, die eine Reaktion erfordern.

Die Lizenzierung hat sich zuletzt mehrfach geändert. Seit 1. Dezember 2025 gibt es mit Microsoft 365 Copilot Business eine Variante für Organisationen mit weniger als 300 Arbeitsplätzen, die rund 30 Prozent unter dem Preis der Enterprise-Variante liegt; beide setzen ein bestehendes Microsoft-365-Abonnement voraus. Mit der Preisrunde zum 1. Juli 2026 wurde Copilot Chat fester Bestandteil der Microsoft-365-Business-Pläne, während die direkt in Outlook eingebetteten Funktionen wie Thread-Zusammenfassungen weiterhin eine Copilot-Lizenz erfordern. Paketierung und Preise ändern sich häufig — prüfen Sie vor einer Entscheidung die aktuelle Herstellerinformation (Stand: September 2026).

Copilot greift auf jene Inhalte zu, auf die die angemeldete Person ohnehin Zugriff hat: Postfach, Kalender und Dateien in SharePoint und OneDrive. Saubere Berechtigungen sind damit Voraussetzung und nicht Kür. Für Kundinnen und Kunden im EWR verarbeitet Microsoft die Daten im Rahmen der EU Data Boundary grundsätzlich innerhalb der EU und der EFTA-Staaten; einzelne zugekaufte Modelle Dritter sind davon ausgenommen. Fachlich gilt: Zusammenfassungen können Details auslassen oder Gewichtungen verschieben, Entwürfe können Halluzinationen enthalten. Jeder KI-Text ist vor dem Versand zu lesen und zu verantworten — die Haftung für den Inhalt bleibt beim Absender.