Lieferantenstammdaten

Ausführliche Erklärung

Lieferantenstammdaten umfassen alle grundlegenden Informationen über Geschäftspartner, von denen ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen bezieht. Dazu gehören typischerweise Firmenname, Adresse, Ansprechpersonen mit Namen und Telefonnummern, Bankverbindungen, Steuernummern, Vertragsbedingungen sowie Zahlungskonditionen. Sobald diese Daten Rückschlüsse auf natürliche Personen zulassen – etwa bei Einzelunternehmern oder bei den Namen von Ansprechpartnern – handelt es sich um personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO.

Bei der Rechtsgrundlage lohnt eine Unterscheidung: Ist der Lieferant selbst eine natürliche Person, etwa ein Einzelunternehmer, stützt sich die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Vertrags oder vorvertragliche Maßnahmen). Die Kontaktdaten von Beschäftigten eines Lieferantenunternehmens sind dagegen in der Regel über das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gedeckt, weil diese Personen selbst nicht Vertragspartner sind. In beiden Fällen gilt die Datenminimierung: gespeichert wird nur, was für den Geschäftszweck gebraucht wird. Die Verarbeitung ist im Verarbeitungsverzeichnis zu dokumentieren.

Bei der Aufbewahrung wird häufig zu grob gedacht. Nicht die Stammdatensätze als solche unterliegen der Aufbewahrungspflicht, sondern Bücher, Aufzeichnungen und Belege: steuerrechtlich sieben Jahre nach § 132 Abs. 1 BAO, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, auf das sich die Unterlagen beziehen, unternehmensrechtlich parallel sieben Jahre nach § 212 Abs. 1 UGB. Bei anhängigen Verfahren verlängert sich die Frist. Daraus folgt eine doppelte Linie: Rechnungs- und buchungsrelevante Daten dürfen und müssen Sie behalten, während Angaben, die nur der Kontaktpflege dienten – etwa Mobilnummern oder Gesprächsnotizen einzelner Ansprechpersonen –, nach Ende der Geschäftsbeziehung zu prüfen und zu löschen sind. Diese Schnittstelle zwischen Belegaufbewahrung und Datenlöschfristen müssen Unternehmen aktiv regeln, nicht dem Zufall überlassen.

Ein professionelles Stammdatenmanagement stellt sicher, dass Lieferantendaten vollständig, aktuell und frei von Dubletten sind. Das ist nicht nur für die Einhaltung der DSGVO relevant, sondern verbessert auch Prozesse im Einkauf, in der Buchhaltung und im Lieferantenmanagement. Legen Sie schriftlich fest, wer Lieferantenstammdaten anlegen, ändern und löschen darf, und setzen Sie diese Berechtigungen in den Systemen technisch um. Kommt es zu einem Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO, muss nachvollziehbar sein, welche Daten zu einer Person gespeichert sind und warum.