Förderbare Kosten

Ausführliche Erklärung

Für Förderungen aus Bundesmitteln regeln die Allgemeinen Rahmenrichtlinien für die Gewährung von Förderungen aus Bundesmitteln (ARR 2014, BGBl. II Nr. 208/2014) im 7. Abschnitt, welche Kosten förderbar sind. Die Grundregel steht in § 32: Förderbar sind nur jene Kosten, die unmittelbar mit der geförderten Leistung in Zusammenhang stehen, und nur in jenem Ausmaß, als sie zur Erreichung des Förderungsziels unbedingt erforderlich sind. Dazu kommt die Pflicht, Fördermittel unter Beachtung der Grundsätze der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit einzusetzen. Welche Positionen ein konkretes Programm anerkennt, legt dessen Sonderrichtlinie fest – sie muss den Förderungsgegenstand sowie die förderbaren und die nicht förderbaren Kosten ausdrücklich benennen. Maßgeblich ist daher immer das Programmdokument der jeweiligen Stelle, etwa der Austria Wirtschaftsservice (aws), der FFG oder einer Landesförderstelle.

Zwei Regeln der ARR 2014 werden besonders häufig übersehen. Die Umsatzsteuer ist nach § 33 grundsätzlich keine förderbare Ausgabe; nur wenn sie nachweislich tatsächlich und endgültig vom Förderungsnehmer zu tragen ist, also keine Vorsteuerabzugsberechtigung besteht, kann sie als förderbarer Kostenbestandteil berücksichtigt werden. Auf welche Weise immer rückforderbare Umsatzsteuer bleibt auch dann nicht förderbar, wenn sie tatsächlich nicht zurückerstattet wird. Personal- und Reisekosten werden nach § 34 bei einer Gesamtförderung immer, bei einer Einzelförderung dann, wenn die Gesamtausgaben überwiegend aus Bundesmitteln getragen werden, nur bis zu jener Höhe anerkannt, die dem Gehaltsschema des Bundes und der Reisegebührenvorschrift 1955 für vergleichbare Bundesbedienstete entspricht. Weitere Sonderregeln betreffen leasingfinanzierte Investitionsgüter (§ 35), geförderte Anschaffungen (§ 36), Gemeinkosten (§ 37) und Kostenpauschalen bei EU-kofinanzierten Förderungen (§ 38).

Bei Digitalisierungs- und KI-Vorhaben zählen typischerweise projektbezogene Personalkosten, externe Beratungs- und Entwicklungsleistungen, Software-Lizenzen, projektnotwendige Hardware und Qualifizierungskosten zu den förderbaren Positionen. Welche davon im Einzelfall anerkannt werden und mit welcher Quote, steht ausschließlich in der Sonderrichtlinie und im Förderungsvertrag – pauschale Prozentsätze aus Programmbeschreibungen Dritter sind kein verlässlicher Maßstab. Regelmäßig nicht förderbar sind Kosten ohne unmittelbaren Projektbezug, Standardausstattung für den allgemeinen Bürobetrieb und laufende Betriebskosten. Wichtig ist außerdem der Zeitpunkt: Ausgaben vor der Antragstellung sind in der Regel ausgeschlossen, sofern die Förderstelle nicht einen vorzeitigen Maßnahmenbeginn genehmigt hat. Ob ein Unternehmen oder Vorhaben überhaupt in Frage kommt, ist dagegen eine Frage der Förderfähigkeit und davon zu unterscheiden.

Anerkannt werden Kosten erst, wenn sie tatsächlich entstanden, bezahlt und durch ordnungsgemäße Belege nachgewiesen sind; abgerechnet wird über den Verwendungsnachweis. Alle Bücher, Belege und sonstigen projektbezogenen Unterlagen sind nach § 24 Abs. 2 Z 4 ARR 2014 zehn Jahre ab dem Ende des Jahres der Auszahlung der gesamten Förderung aufzubewahren – deutlich länger als die siebenjährige steuerliche Aufbewahrungspflicht nach § 132 BAO. Eine revisionssichere Archivierung der Projektunterlagen zahlt sich daher aus.

Zur Abgrenzung: „Förderfähige Kosten“ und „zuwendungsfähige Kosten“ sind die in Deutschland gebräuchlichen Bezeichnungen aus dem Zuwendungsrecht (ANBest-P zu § 44 BHO). Das österreichische Bundesförderrecht spricht von förderbaren Kosten, und zuständig sind hier aws, FFG und die Landesförderstellen – nicht BAFA oder KfW. Deutsche Merkblätter, Kostenlisten und Förderquoten sind daher nicht übertragbar.