Personio
Personio ist eine cloudbasierte HR-Software aus München, die speziell für kleine und mittelständische Unternehmen mit 10 bis 2.000 Mitarbeitenden entwickelt wurde und sämtliche Personalprozesse von Recruiting über Personalverwaltung bis zur Lohnabrechnung in einer Plattform vereint.
Ausführliche Erklärung
Personio wurde 2015 in München gegründet und zählt zu den meistgenutzten HR-Systemen im deutschsprachigen Raum. Die Software deckt die wesentlichen Personalprozesse ab: digitale Personalakten, Bewerbermanagement, Onboarding, Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement, Performance-Management sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung. Als Zielgruppe nennt der Anbieter Unternehmen mit rund 10 bis 2.000 Mitarbeitenden.
Der Nutzen liegt vor allem in der Standardisierung administrativer Personalarbeit. Gerade Unternehmen ohne eigene Personalabteilung, in denen Geschäftsführung oder Office-Management HR-Aufgaben nebenbei erledigen, können papierbasierte Abläufe wie Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder Vertragsverwaltung zentral abwickeln. Ob sich die Einführung rechnet, hängt von Mitarbeiterzahl, Fluktuation und der bestehenden Systemlandschaft ab; die Datenmigration und das Abbilden bestehender Freigabewege sind die üblichen Aufwandstreiber.
Die Lohnabrechnung ist ein eigenes Modul und deckt neben Deutschland auch Österreich sowie weitere europäische Märkte ab. Die vom Anbieter hervorgehobene ITSG-Zertifizierung ist dabei ein deutsches Gütesiegel der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung und betrifft die deutsche Abrechnung; für die österreichische Lohnverrechnung ist der Funktionsumfang gesondert zu prüfen. Die Daten werden nach Anbieterangaben in der EU gehalten; ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist wie bei jeder HR-Cloud erforderlich.
Über den Marketplace stehen nach Herstellerangaben mehr als 200 Integrationen bereit, etwa zu DATEV, Microsoft Teams, Slack oder Google Workspace. Als KI-Funktion bietet Personio den „Personio Assistant“, einen Chatbot, der Fragen von Mitarbeitenden zu Urlaub, Abrechnungen oder internen Richtlinien beantwortet. Nach Angaben des Anbieters nutzen über 16.000 Unternehmen in Europa – mit Schwerpunkt im DACH-Raum – die Software (Stand: 2026).
Praxisbeispiel
Eine Wiener Steuerberatungskanzlei mit 35 Mitarbeitenden führt Personio ein, um Urlaubsanträge, Zeiterfassung und Personalakten zu digitalisieren. Vorher wurden Anträge per E-Mail gestellt und in Excel-Listen verwaltet. Nach der Einführung beantragen Mitarbeitende Urlaub direkt in der App, Vorgesetzte genehmigen mit einem Klick, und das System aktualisiert die Personalakte automatisch. Die lohnrelevanten Daten werden über eine Schnittstelle an die Lohnverrechnung übergeben, sodass keine Listen mehr per E-Mail hin- und hergeschickt werden.
Quellen
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