Microsoft Teams

Ausführliche Erklärung

Microsoft Teams bündelt Chat, Telefonie, Videokonferenzen und die gemeinsame Arbeit an Dateien in einer Oberfläche und ist Teil von Microsoft 365. Technisch liegen Dateien aus Teams-Kanälen in SharePoint und Chat-Anhänge in OneDrive — wer Berechtigungen sauber führen will, muss das mitdenken, denn die Zugriffsrechte werden dort und nicht in Teams selbst vergeben.

Die KI-Funktionen stammen von Copilot. Die Transkription einer Besprechung lässt sich unabhängig davon in Teams aktivieren; erst mit einer Lizenz für Microsoft 365 Copilot kommen automatische Zusammenfassungen, eine thematische Gliederung des Gesprächsverlaufs, die Zuordnung von Aussagen zu Sprechern und das Herausarbeiten offener Aufgaben hinzu. Auch während einer laufenden Besprechung lässt sich abfragen, was bisher besprochen wurde — praktisch für Teilnehmende, die später dazukommen.

In Österreich ist das mehr als eine Technikfrage. Das Aufzeichnen und Transkribieren von Besprechungen kann eine Kontrollmaßnahme sein, die die Menschenwürde berührt: Wo ein Betriebsrat besteht, verlangt § 96 Abs. 1 Z 3 ArbVG dafür eine Betriebsvereinbarung; in Betrieben ohne Betriebsrat ist nach § 10 AVRAG die Zustimmung der einzelnen Beschäftigten erforderlich, die jederzeit widerrufen werden kann. Dazu kommen die Pflichten aus der DSGVO: Transparenz gegenüber allen Teilnehmenden, eine festgelegte Aufbewahrungsfrist für Transkripte und ein Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis. Werden in einer Besprechung Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten erörtert, ist von einer Aufzeichnung in der Regel abzusehen.

Copilot greift auf alle Inhalte zu, auf die die jeweilige Person Zugriff hat — Chats, Kanäle, Dateien, E-Mails. Falsch gesetzte Berechtigungen fallen dadurch schneller auf, als vielen Organisationen lieb ist; vor der Einführung empfiehlt sich daher eine Bereinigung der Zugriffsrechte. Besonders schutzwürdige Inhalte lassen sich über Vertraulichkeitsbezeichnungen (Sensitivity Labels) von der KI-Verarbeitung ausnehmen. Microsoft hat die EU Data Boundary im Februar 2025 abgeschlossen: Kundendaten aus der EU und den EFTA-Staaten werden grundsätzlich in dieser Region gespeichert und verarbeitet — einzelne von Microsoft zugekaufte Modelle Dritter sind davon ausgenommen, was im Einzelfall zu prüfen ist.

Für die Einführung hat sich ein schrittweises Vorgehen bewährt: zuerst die rechtlichen Grundlagen und die Berechtigungen klären, dann eine Pilotgruppe die Funktionen vier bis sechs Wochen erproben und Anwendungsfälle dokumentieren lassen, erst danach der breite Rollout mit Schulung. Zu schulen ist beides — das Formulieren präziser Prompts und der kritische Blick auf die Ergebnisse, denn Zusammenfassungen geben Gesagtes gelegentlich verkürzt oder falsch gewichtet wieder. Die Verantwortung für ein Protokoll bleibt bei der Person, die es freigibt.