Löschnachweis

Ausführliche Erklärung

Die DSGVO verpflichtet Unternehmen nicht nur zur Löschung personenbezogener Daten unter bestimmten Voraussetzungen, sondern auch dazu, die Einhaltung dieser Pflicht nachweisen zu können. Diese Rechenschaftspflicht gemäß Art. 5 Abs. 2 DSGVO ist der Kern des Löschnachweises. Während Art. 17 DSGVO das Recht auf Löschung regelt, fordert die Rechenschaftspflicht, dass Verantwortliche zeigen können, dass und wie sie Löschvorgänge tatsächlich durchgeführt haben.

Ein Löschnachweis dokumentiert typischerweise, welche Datenart wann, durch wen und in welchen Systemen gelöscht wurde. Wichtig ist, dass der Nachweis selbst keine neuen personenbezogenen Daten erzeugt, die nicht gelöscht werden können – er sollte daher abstrakt gehalten sein und nur das Nötigste umfassen. In der Praxis erfolgt die Dokumentation häufig über Löschprotokolle, Log-Dateien der IT-Systeme oder dokumentierte Löschläufe im Rahmen eines systematischen Löschkonzepts.

Die DSGVO schreibt keine konkrete Form des Löschnachweises vor, sodass Unternehmen die Dokumentation risiko- und systemangemessen gestalten können. Bei automatisierten Löschläufen kann die technische Protokollierung ausreichen, bei manuellen Löschvorgängen oder Löschbegehren einzelner Betroffener empfiehlt sich eine gesonderte Dokumentation. Zu unterscheiden ist dabei: Einen Anspruch auf Vorlage des internen Löschprotokolls haben Betroffene nicht – wer aber selbst einen Löschantrag gestellt hat, ist nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO unverzüglich, jedenfalls binnen eines Monats, über die ergriffenen Maßnahmen zu unterrichten. Die eigentliche Nachweispflicht besteht gegenüber der Datenschutzbehörde (DSB) und im Streitfall.

Eine österreichische Besonderheit entlastet die Praxis an einer typischen Schwachstelle: Kann die Löschung aus wirtschaftlichen oder technischen Gründen nur zu bestimmten Zeitpunkten vorgenommen werden – der Standardfall sind Sicherungskopien und Backup-Generationen –, so ist die Verarbeitung der betreffenden Daten nach § 4 Abs. 2 DSG bis zu diesem Zeitpunkt mit der Wirkung des Art. 18 Abs. 2 DSGVO einzuschränken. Genau diese Einschränkung und der spätere Löschlauf gehören in den Löschnachweis, sonst entsteht im Aufsichtsverfahren der Eindruck einer unterlassenen Löschung.

Ein gut geführter Löschnachweis ist auch deshalb wichtig, weil Datenlöschfristen und gesetzliche Aufbewahrungspflichten – etwa die siebenjährige Aufbewahrung von Büchern und Belegen nach § 132 BAO – miteinander konkurrieren können. Die Dokumentation zeigt im Aufsichtsverfahren, dass das Unternehmen ein funktionierendes Löschkonzept implementiert hat und dieses auch tatsächlich umsetzt. Ohne nachweisbare Löschvorgänge bleibt selbst ein inhaltlich korrektes Löschkonzept wertlos.