Factorial HR
Factorial HR ist eine cloudbasierte All-in-One-Personalmanagement-Software für kleine und mittlere Unternehmen. Die Plattform digitalisiert HR-Prozesse wie Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung, digitale Personalakte, Schichtplanung und Lohnvorbereitung in einem zentralen System.
Ausführliche Erklärung
Factorial wurde 2016 in Barcelona gegründet und richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen. Die Software ist modular aufgebaut: Ein Core-Bereich deckt Stammdatenverwaltung, digitale Personalakte, On- und Offboarding sowie digitale Signaturen ab; Module für Zeitwirtschaft, Talent- und Performance-Management, Ausgaben- und Projektverwaltung oder Geräte- und SaaS-Verwaltung lassen sich je nach Bedarf hinzubuchen. Abgerechnet wird pro Nutzer und Monat; der Hersteller nennt einen Einstiegspreis ab 8 Euro pro Nutzer und Monat, der tatsächliche Preis hängt von den gebuchten Modulen ab und wird individuell angeboten (Stand: September 2026).
Die Plattform setzt auf Self-Service: Mitarbeitende verwalten Abwesenheiten, Arbeitszeiten und persönliche Daten selbst, Vorgesetzte und Personalverantwortliche erhalten rollenbasierte Zugriffe und Auswertungen. Es gibt eine mobile App sowie Schnittstellen zu Lohnabrechnungssystemen, im deutschsprachigen Raum unter anderem zu DATEV. Seit 2024 ergänzt der Anbieter KI-gestützte Funktionen, etwa im Bewerbermanagement, und kooperiert dafür mit Microsoft Azure. Der Kern des Produkts bleibt jedoch klassische Personalverwaltung – Factorial ist HR-Software mit KI-Zusatzfunktionen, kein KI-Werkzeug im engeren Sinn.
Factorial ist ein europäisches Unternehmen und wirbt mit DSGVO-Konformität; die Daten werden nach Anbieterangaben in der EU verarbeitet, unter anderem in Rechenzentren von Amazon Web Services und Microsoft Azure. Zertifikate wie ISO/IEC 27001 sowie SOC-Berichte weist der Hersteller in seinem Trust Center aus. Maßgeblich ist für das einsetzende Unternehmen aber nicht die Werbeaussage des Anbieters, sondern der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, den es abschließen und inhaltlich prüfen muss.
Bei gesetzlichen Pflichten ist zwischen Deutschland und Österreich zu unterscheiden. Funktionen wie die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) betreffen ausschließlich Deutschland; in Österreich läuft die Krankmeldung über die Sozialversicherung (ÖGK) und kennt kein eAU-Verfahren. Eine gesetzliche Pflicht zur digitalen Personalakte besteht weder in Österreich noch in Deutschland. In Deutschland müssen ab 1. Jänner 2027 lediglich die prüfungsrelevanten Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 Beitragsverfahrensverordnung (BVV) elektronisch geführt werden, weil die bisherige Befreiungsmöglichkeit nach § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV zum 31. Dezember 2026 ausläuft. Für österreichische Unternehmen gilt diese Regelung nicht; maßgeblich sind hier die Aufbewahrungs- und Nachweispflichten nach BAO, ASVG und Arbeitszeitgesetz.
Praxisbeispiel
Ein Installationsbetrieb mit 45 Mitarbeitenden aus Wien nutzt Factorial, um Schichtplanung, Zeiterfassung und Urlaubsanträge zu digitalisieren. Monteure erfassen ihre Arbeitszeiten über die mobile App direkt auf der Baustelle, Vorarbeiter genehmigen Urlaubsanträge per Smartphone, und die Lohnverrechnung erhält die vorbereiteten Daten als Export für die Steuerberatungskanzlei. Die digitale Personalakte ersetzt die Papierordner: Vorgeschrieben ist sie in Österreich nicht, sie erleichtert aber Nachweise gegenüber Behörden und die Einhaltung der Aufzeichnungspflichten nach dem Arbeitszeitgesetz. Vor dem Einsatz schließt der Betrieb einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter ab.
Quellen
Diese Definition verlinken
Sie dürfen diese Definition gern zitieren oder verlinken — mit Quellenangabe.
„Factorial HR“ — Definition im Strukturaflow IT Glossar: https://begriffe.strukturaflow.com/begriff/factorial-hr <a href="https://begriffe.strukturaflow.com/begriff/factorial-hr">Factorial HR</a> — Definition im Strukturaflow IT Glossar