Durchlaufzeit

Ausführliche Erklärung

Die Durchlaufzeit ist eine Kennzahl aus dem Prozessmanagement. Sie wurde ursprünglich in der Produktion entwickelt, wird heute aber in allen Unternehmensbereichen zur Prozessbewertung eingesetzt. Sie reicht vom Eingang eines Auftrags oder Dokuments bis zur vollständigen Fertigstellung beziehungsweise Auslieferung des Ergebnisses und setzt sich aus der eigentlichen Bearbeitungszeit sowie den Warte-, Transport- und Liegezeiten zusammen. Letztere machen in der Praxis häufig den größeren Anteil aus.

Wichtig ist die Abgrenzung zu benachbarten Größen: Die Bearbeitungszeit umfasst nur die aktive Arbeit an einem Vorgang, die Zykluszeit (englisch Cycle Time) in der Regel die Dauer eines einzelnen Prozessschritts oder Arbeitstakts. Die Durchlaufzeit entspricht dem englischen Begriff Lead Time und schließt im Unterschied dazu alle Wartezeiten zwischen den Schritten ein. Ein Prozess kann also kurze Zykluszeiten und gleichzeitig eine lange Durchlaufzeit haben – die Differenz besteht dann aus Liegen und Warten, und genau dort liegt meist der größte Verbesserungshebel.

Für Unternehmen ist die Durchlaufzeit eine zentrale Steuerungsgröße bei der Planung von Lieferterminen, der Kapazitätssteuerung und der Prozessoptimierung. Kürzere Durchlaufzeiten bedeuten in der Regel zuverlässigere Zusagen gegenüber Kunden und geringere Kosten für Nacharbeit, Zwischenlagerung und Rückfragen. Voraussetzung ist, dass die Zeiten überhaupt gemessen werden – ohne definierte Start- und Endpunkte im System bleibt jede Aussage über Engpässe eine Vermutung.

Automatisierung und KI-gestützte Verfahren wirken an einer anderen Stelle als klassische Lean-Methoden: Während Lean vor allem die Abfolge und die Übergaben zwischen Prozessschritten verbessert, verkürzt Künstliche Intelligenz die Bearbeitungszeit einzelner Aufgaben – etwa beim Klassifizieren eingehender Dokumente, beim Auslesen von Rechnungsdaten oder beim Vorbereiten von Standardantworten. Der größte Effekt entsteht dort, wo dadurch ganze Freigabe- und Rückfrageschleifen entfallen und Vorgänge ohne manuellen Eingriff abgeschlossen werden können (siehe Dunkelverarbeitung).

Die Durchlaufzeit allein ist kein taugliches Erfolgsmaß. Ein Prozess, der schneller läuft, aber mehr Nacharbeit erzeugt, ist nicht besser geworden. Sinnvoll ist die Kennzahl daher nur gemeinsam mit der Fehlerquote, dem Anteil ohne manuellen Eingriff abgeschlossener Vorgänge und den Kosten pro Vorgang.