Power Automate

Ausführliche Erklärung

Power Automate (früher Microsoft Flow) ermöglicht es Anwendern, automatisierte Workflows zwischen unterschiedlichen Systemen zu erstellen, ohne dafür umfassende Programmierkenntnisse zu benötigen. Das Tool basiert auf einem Low-Code-Ansatz: Statt Code zu schreiben, werden Workflows durch Zusammensetzen vorgefertigter Bausteine in einem visuellen Editor erstellt. Ein solcher Workflow wird als „Flow“ bezeichnet und folgt einem einfachen Prinzip: Ein Trigger (Auslöser) startet eine definierte Aktion oder eine Kette von Aktionen.

Power Automate ist Teil der Microsoft Power Platform und eng mit der Microsoft-365-Umgebung verzahnt. Die Integration mit Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive und anderen Microsoft-Diensten ist standardmäßig verfügbar. Darüber hinaus stehen über 1.000 Konnektoren zur Verfügung, darunter zu SAP, Salesforce, Dynamics 365 und zahlreichen weiteren Cloud-Diensten. Typische Anwendungsfälle sind etwa das automatische Speichern von E-Mail-Anhängen in SharePoint, das Auslösen von Benachrichtigungen bei neuen CRM-Einträgen oder die Synchronisation von Daten zwischen verschiedenen Systemen.

Die Lizenzierung erfolgt gestaffelt: Cloud-Flows mit Standard-Konnektoren sind über die in Microsoft-365-Plänen enthaltenen Nutzungsrechte beziehungsweise die kostenlose Power-Automate-Lizenz bereits abgedeckt. Für Premium-Konnektoren (etwa SQL Server oder SAP), für beaufsichtigte Desktop-Automatisierung (RPA) und für Process Mining ist die Lizenz „Power Automate Premium“ erforderlich; sie kostet laut österreichischer Microsoft-Preisliste 13 Euro pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (Stand: September 2026). Für unbeaufsichtigt laufende Automatisierungen – etwa nächtliche Datenexporte – kommen zusätzlich Kapazitäts- beziehungsweise Process-Lizenzen hinzu, die pro Bot abgerechnet werden (130 Euro pro Bot und Monat, Stand: September 2026). Prüfen Sie die aktuellen Konditionen vor einer Entscheidung direkt bei Microsoft.

Besonders relevant ist Power Automate für Unternehmen, in denen bereits eine Microsoft-365-Infrastruktur vorhanden ist und Prozesse innerhalb dieses Ökosystems optimiert werden sollen. Die intuitive Bedienung ermöglicht es Fachabteilungen, eigenständig Automatisierungen zu entwickeln, ohne auf die IT-Abteilung angewiesen zu sein. Allerdings sollten Prozesse vor der Automatisierung standardisiert sein, da individuelle Ausnahmen die Automatisierung erschweren. Zu klären ist außerdem, wo die verarbeiteten Daten liegen und wer im Unternehmen die erstellten Flows verantwortet, damit keine unkontrollierte Schatten-IT entsteht.