Automatische Aktivitätsüberwachung
Automatische Aktivitätsüberwachung bezeichnet die softwaregestützte, kontinuierliche Erfassung von Arbeitsverhalten und IT-Nutzung von Mitarbeiter:innen – etwa durch Aufzeichnung von Tastatureingaben, Screenshots, Mausbewegungen oder App-Nutzung.
Ausführliche Erklärung
Bei der automatischen Aktivitätsüberwachung werden durch Softwaretools Daten über das Arbeitsverhalten von Beschäftigten gesammelt, ohne dass ein konkreter Anlass oder Verdacht besteht. Typische Funktionen solcher Systeme umfassen die Protokollierung genutzter Anwendungen, Aufzeichnung von Tastatureingaben (Keylogging), regelmäßige Screenshots, Erfassung von Mausbewegungen oder die Auswertung des Aktivitätsstatus in Kommunikationstools wie Microsoft Teams. Viele Anbieter bewerben diese Tools als Produktivitätsmessung oder Arbeitszeiterleichterung, insbesondere für Remote-Work-Szenarien.
Für österreichische und deutsche KMU ist diese Form der Überwachung datenschutzrechtlich und arbeitsrechtlich hochproblematisch. In Österreich regeln das Arbeitsverfassungsgesetz, die DSGVO und das Datenschutzgesetz die Zulässigkeit von Überwachungsmaßnahmen. Kontrollmaßnahmen, die die Menschenwürde berühren, sind nur mit Zustimmung des Betriebsrats in Form einer Betriebsvereinbarung zulässig. Eine permanente, automatisierte Überwachung der Arbeitsleistung gilt in aller Regel als Eingriff in die Menschenwürde und ist daher ohne Betriebsvereinbarung unzulässig. In betriebsratslosen Betrieben ist nach arbeitsrechtlicher Praxis die Zustimmung der betroffenen Mitarbeiter:innen erforderlich.
In Deutschland ist die Rechtslage ähnlich streng. Der Einsatz von Überwachungssoftware zur Mitarbeiterkontrolle ist gemäß § 26 BDSG nur zulässig, wenn dies zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist und dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz genügt. Eine heimliche und umfassende Überwachung aller Arbeitnehmer ist grundsätzlich unzulässig. Keylogger oder Screenshot-Software dürfen in Deutschland nur bei konkretem Verdacht einer Straftat oder schwerer Pflichtverletzung eingesetzt werden, wenn kein milderes Mittel zur Aufklärung existiert.
Für KMU bedeutet dies: Selbst wenn Softwareanbieter solche Überwachungsfunktionen bereitstellen, sind diese in Österreich und Deutschland ohne entsprechende rechtliche Grundlage nicht einsetzbar. Verstöße können nach DSGVO mit Bußgeldern von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden. Zudem droht ein Beweisverwertungsverbot: Selbst wenn unrechtmäßig gewonnene Daten Fehlverhalten belegen, können diese vor Gericht oft nicht verwendet werden. Transparente, zweckgebundene Zeiterfassungssysteme oder Login-Protokolle zur IT-Sicherheit sind hingegen bei ordnungsgemäßer Information der Mitarbeiter:innen in der Regel zulässig.
Praxisbeispiel
Eine IT-Beratung mit 35 Mitarbeiter:innen erwägt den Einsatz einer Produktivitätssoftware, die automatisch alle 5 Minuten Screenshots anfertigt und Tastatureingaben erfasst. Der Betriebsrat lehnt dies als unverhältnismäßigen Eingriff in die Menschenwürde ab. Das Unternehmen entscheidet sich stattdessen für ein transparentes Zeiterfassungssystem mit Login-Zeiten, das in einer Betriebsvereinbarung geregelt wird – rechtskonform und für alle Beteiligten nachvollziehbar.